Kişisel Verilerin Korunması ve Gizlilik Politikası
İşbu Kişisel Verilerin Korunması ve Gizlilik Politikası'nın ("Politika") amacı, Şirketimiz Ak Yatırım Varlık Kiralama A.Ş.'nin ("Şirketimiz") "Veri Sorumlusu" sıfatıyla hukuka uygun bir biçimde yürüttüğü kişisel verileri işleme faaliyetleri ve ilgili sistemler konusunda açıklamada bulunarak; ilgili kişileri bilgilendirmek ve böylece kişisel verileri işleme faaliyetleri hususunda şeffaflık sağlamaktır. Bu bağlamda Şirketimiz, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("Kanun") kapsamında kişisel verileri işleme faaliyetlerini, kişisel verileri işlemeye konu ilgili kişi haklarını işbu Politika'da detaylandırarak açıklamaktadır.
Şirketimizin işbu Politika'ya uyumu, Şirketimiz iç denetim ekipleri tarafından düzenli olarak takip edilmekte olup, söz konusu takip işlemleri Şirketimiz tarafından oluşturulacak performans takip ve izleme kriterlerine göre gerçekleştirilmektedir.
Şirketimiz, Kanun'un 4 üncü maddesinin ikinci fıkrası ile işbu Politika'nın "Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları" bölümünde belirtilen amaçlar kapsamında, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin aşağıdaki ilkeleri benimser;
Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma,
Doğru ve gerektiğinde güncel olma,
Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme,
İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,
Mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme.
Şirketimiz Tarafından İşlenen Kişisel Veriler
Kişisel veriler Şirketimiz bünyesinde ilgili kişilerden alınan açık rıza aracılığıyla veya Kanun'un 5 ve 6 ncı maddelerince açık rızaya tabi olmaksızın yürütülebilecek faaliyetler ışığında işlenmekte olup bu veriler, işbu Politika'nın "Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları" bölümünde belirtilen amaçlar çerçevesinde işlenmektedir. Şirketimiz ile ilgili kişiler arasındaki ilişkinin türüne ve niteliğine, kullanılan iletişim kanallarına ve bahsi geçen amaç bilgisine bağlı olarak çeşitlenmekte ve farklılaşmakta olan ve işbu Politika'daki ilkelere uyumlu bir şekilde işlenen bu kişisel veri kategorileri aşağıdaki gibidir:
Kişinin sahip olduğu ürünlere özel diğer tanıtıcı bilgiler,
Kimlik tespiti ve doğrulaması amacı ile kullanılan Kişisel Veriler,
Şirketimiz tarafından oluşturulan kişiyi tanımlayıcı bilgiler,
Varlık durumuna ilişkin bilgiler,
İletişim bilgi ve kayıtları,
Tüzel kişilere yönelik belgelerdeki gerçek kişi bilgileri,
Çalışan adayı ve çalışanlara ait tanımlayıcı ve Şirket tarafından üretilen niteleyici bilgiler,
Müşterilere ait Şirket kanallarında gerçekleştirilen işlemlere ait detaylı finansal bilgiler,
Şirket tarafından yürütülen operasyonların güvenliği ve temini amacı ile işlenen Kişisel Veriler.
Bu veriler, kişisel veri envanteri vasıtası ile VERBİS üzerinde tanımlanmaktadır.
Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Kişisel veriler, Şirketimiz tarafından aşağıda örneklenen amaçlar kapsamında işlenebilmekte olup, bu amaçların ve ilgili yasal sürelerin öngördüğü müddetçe saklanabilmektedir:
Sermaye piyasası faaliyetlerinin eksiksiz olarak sürdürülmesi,
Yasal ve idari yükümlülükler kapsamında faaliyetlerin yürütülmesi,
Sözleşmelerin müzakeresi, oluşturulması ve ifası,
Talep ve sorular kapsamında İlgili Kişiler'e desteğin sağlanması,
Tanıtım ve pazarlama faaliyetlerinin yürütülmesi,
Anket ve oylamalar ile İlgili Kişiler'in görüşünün alınması ve müşteri memnuniyetinin sağlanması,
Müşteriye hitap eden ürün gruplarının tespiti,
Şirket'in risk kriterlerine uygun olarak yürüttüğü risk analizi çalışmaları,
Müşteri ve sektör ihtiyaçlarına yönelik geliştirmeler yapılabilmesi,
Aday değerlendirme ve işe alım süreçlerinin yürütülmesi,
Şirket insan kaynakları yönetiminin yapılması,
Kurumsal sürdürülebilirlik faaliyetlerinin planlanması ve icrası,
Grup şirketleri ve iştiraki olunan Ak Yatırım Menkul Değerler A.Ş. ("Ak Yatırım") ile dolaylı iştiraki olunan Akbank T.A.Ş.'nin ("Akbank") şirketler ve ortaklık hukuku işlemlerinin gerçekleştirilmesi konusunda destek olunması ve ticari faaliyetlerin yürütülmesi,
Şirket'in ve Şirket ile iş ilişkisi içerisinde olan kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin sağlanması,
Şirket stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması amacıyla ticari faaliyetlerin yürütülmesi.
Bu amaçlar, kişisel veri envanteri aracılığıyla VERBİS üzerinde detaylandırılmaktadır.
Kişisel Verilerin Aktarılması
Şirketimiz, işbu Politika'nın "Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları" bölümünde örneklendirilen amaçlar çerçevesinde ve Kanun'un 8 ve 9 uncu maddeleri uyarınca, kamu kurum ve kuruluşları, iştirakler ve bağlı ortaklıklar, gerçek veya özel hukuk tüzel kişileri, tedarikçiler, müşterilere veri aktarımı yapmaktadır. Kişisel veriler bu kapsamda kullanılan sunucu ve sair elektronik ortamlarda işlenerek saklanabilmektedir.
Kişisel Verilerin Toplanması
Şirketimiz tarafından, işbu Politika'nın "Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları" bölümünde örneklendirilen amaçların karşılanması için Kanun'un 5 ve 6 ncı maddelerinde öngörülen şartlar çerçevesinde müşterilere / potansiyel müşterilere / üçüncü kişilere ait kişisel veriler direkt olarak kendilerinden ve/veya yetkililerinden (Örneğin; vekil, temsilci, veli) her türlü yazılı, sözlü ve görsel formatta elektronik ve elektronik olmayan yöntemler kullanılarak otomatik veya otomatik olmayan yollarla yüz yüze veya mesafeli çeşitli kanallar (Genel Müdürlük, Ak Yatırım ve/veya Akbank şubeleri, web siteleri, telefon kanalı, sosyal medya kanalları) vasıtayla, Ak Yatırım, Akbank, destek hizmeti alınan veya iş ortaklığı bulunan diğer kurum ve kuruluşlar aracılığı ile toplanmaktadır.
Kişisel Verilerin Saklanma Süresi
Kişisel veriler Şirketimiz bünyesinde, ilgili yasal saklama süreleri müddetince veya bu verilerle ilişkili faaliyetlerin ve işbu Politika'da da belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi için gerekli süre boyunca saklanmaktadır. Kullanım amacı sonlanan ve yasal saklama süresi sona eren kişisel veriler ise, Kanun'un 7 nci maddesi uyarınca, Şirket'in Veri Saklama ve İmha Politikası'na uygun olarak imha edilmektedir.
İlgili Kişinin Hakları
Kanun'un 11 inci maddesinde ilgili kişi hakları düzenlenmektedir ve bu madde uyarınca ilgili kişiler Şirketimiz nezdinde aşağıdaki haklara sahiptir:
Kişisel Veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
Kişisel Verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
Kişisel Verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
Yurt içinde veya yurt dışında Kişisel Verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
Kişisel Verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
Kişisel Verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde, bunların silinmesini veya yok edilmesini isteme,
Düzeltme ve silme işlemlerinin Kişisel Verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme.
Yukarıdaki haklardan birinin kullanılması amaçlı olarak ilgili kişi tarafından iletilecek talepler, Şirketimiz tarafından en geç 30 (otuz) gün içerisinde karşılanacaktır. Bu talepler, Veri Sahibi Talep Formu aracılığıyla ve formda belirtilen yöntemlerle iletilebilecektir.
Kişisel Verilerin Güvenliği
Şirketimiz, kişisel verilerin gizliliğini ve güvenliğini korumaya önem verir. Bu doğrultuda, kişisel verileri yetkisiz erişim, zarar, kayıp veya ifşaya karşı korumak için gerekli teknik ve idari güvenlik önlemleri alınır. Bu doğrultuda gerekli sistemsel erişim kontrolleri, veri erişim kontrolleri, güvenli transfer kontrolleri, iş sürekliliği kontrolleri ve diğer gerekli kurumsal kontroller uygulanır.